Papierdruck
Flyer
Werbeflyer und Handzettel in DIN-Formaten und Sonderformaten — in kleinen wie großen Auflagen, schnell verteilt.
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Mailings und Direktwerbung: Format, Adresse, Personalisierung
Was bei gedruckten Werbesendungen zählt: passende Formate, ein korrektes Adressfeld, personalisierte Inhalte mit variablen Daten sowie Post- und Datenschutzvorgaben.
Veröffentlicht am 4 min Lesezeit
Ein gedrucktes Mailing landet direkt beim Empfänger, lässt sich anfassen und wird oft bewusster wahrgenommen als eine weitere E-Mail. Damit es ankommt und wirkt, müssen Gestaltung, Druck, Adressdaten und Versand zusammenpassen. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten Planungsschritte.
Formate für Mailings
| Form | Beschreibung | Geeignet für |
|---|---|---|
| Postkarte | einzelne Karte, meist A6 oder DIN lang | kurze Botschaft, Einladung, Gutschein |
| Brief im Umschlag | Anschreiben, ggf. mit Beilagen, in DL, C5 oder C6 | persönliche Ansprache, ausführliche Inhalte |
| Selfmailer | gefalzter Bogen, der ohne Umschlag verschickt wird | Angebote, Kataloge im Kleinformat |
| Großformatige Karte oder Großbrief | größere Formate, z. B. A5 oder A4 | Aufmerksamkeit, bildstarke Motive |
Format, Gewicht und Dicke bestimmen, in welche Versandkategorie eine Sendung fällt. Schon wenige Millimeter oder Gramm können den Unterschied machen. Klären Sie deshalb früh mit dem Postdienstleister, welche Maße und Gewichte für die gewünschte Versandart gelten, und berücksichtigen Sie Papiergewicht, Beilagen und Umschlag. Hilfe bei den Maßen gibt der Beitrag zu den Papierformaten.
Das Adressfeld
Damit Sendungen maschinell sortiert werden können, muss die Anschrift gut lesbar und an der richtigen Stelle stehen. Bei Briefen im Fensterumschlag richtet sich die Lage des Anschriftfelds nach DIN 5008; das Fenster des Umschlags muss dazu passen. Bei Postkarten und Selfmailern steht die Anschrift in der Regel auf der rechten Hälfte der Adressseite.
- Eine klare, serifenlose Schrift in ausreichender Größe verwenden, dunkel auf hellem Grund.
- Keine Bilder, Muster oder Farbflächen hinter der Anschrift.
- Die Bereiche freihalten, die der Postdienstleister für Frankierung und Codierung vorsieht, meist oben rechts und am unteren Rand.
- Die Absenderangabe klein und außerhalb des Anschriftfelds platzieren.
- Die Adressseite nicht mit glänzendem Lack oder Folie versehen, wenn dadurch Aufdrucke schlecht haften oder schwer lesbar sind — klären Sie das mit Druckerei und Postdienstleister.
Personalisierung mit variablen Daten
Im Digitaldruck kann jedes Exemplar andere Inhalte tragen, ohne dass die Druckmaschine angehalten wird. Diese Technik heißt variabler Datendruck. Neben Name und Anschrift lassen sich persönliche Anreden, individuelle Gutscheincodes, QR-Codes oder sogar unterschiedliche Bilder je Zielgruppe einsetzen.
- Liefern Sie die Daten in dem Format, das die Druckerei vorgibt, oft als CSV- oder Excel-Datei mit einer Spalte pro Feld.
- Achten Sie auf die Zeichencodierung, damit Umlaute und Sonderzeichen korrekt erscheinen. Viele Druckereien empfehlen UTF-8.
- Bereinigen Sie die Daten vorher: Dubletten, fehlende Postleitzahlen, vertauschte Felder und falsche Anreden fallen im Druck sofort auf.
- Planen Sie im Layout genug Platz für lange Namen und Adresszeilen ein und testen Sie extreme Fälle.
- Lassen Sie sich einige personalisierte Muster als Proof zeigen, bevor die gesamte Auflage gedruckt wird.
Personalisierte QR-Codes oder Gutscheincodes ermöglichen es, den Rücklauf eines Mailings nachzuvollziehen. Tipps zur Platzierung und Größe finden Sie im Beitrag zu QR-Codes im Druck.
Datenschutz
Adressdaten sind personenbezogene Daten. Wer sie für Werbung nutzt, muss die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung beachten, in der Schweiz das dortige Datenschutzrecht. Dazu gehören unter anderem eine Rechtsgrundlage für die Nutzung, die Beachtung von Werbewidersprüchen und ein sorgsamer Umgang bei der Weitergabe. Verarbeitet eine Druckerei oder ein Lettershop die Adressen in Ihrem Auftrag, ist in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig.
- Nur Daten übermitteln, die für den Druck tatsächlich gebraucht werden.
- Dateien verschlüsselt oder über sichere Upload-Wege übertragen, nicht als ungeschützten E-Mail-Anhang.
- Mit der Druckerei vereinbaren, wann die Daten nach dem Auftrag gelöscht werden.
- Bei Unsicherheiten fachkundigen Rat einholen — dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Ablauf im Überblick
- Ziel, Zielgruppe und Botschaft festlegen.
- Format und Versandart mit Blick auf die Postvorgaben wählen.
- Gestaltung mit Adressfeld und Platzhaltern für variable Daten anlegen.
- Adressdaten prüfen, bereinigen und sicher übermitteln.
- Personalisierte Muster freigeben.
- Druck, Weiterverarbeitung (Falzen, Kuvertieren) und Einlieferung beim Postdienstleister planen.
- Was ist ein Lettershop?
- Ein Lettershop übernimmt die Weiterverarbeitung von Mailings: Falzen, Kuvertieren, Adressieren, Sortieren und Einliefern bei der Post. Manche Druckereien bieten diese Leistungen selbst an.
- Lohnt sich Personalisierung auch bei kleinen Auflagen?
- Im Digitaldruck ist Personalisierung auch bei kleinen Mengen gut möglich, da keine Druckplatten gewechselt werden müssen. Der Aufwand liegt vor allem in der Datenaufbereitung.
- Kann ich auch ohne Umschlag verschicken?
- Ja, als Postkarte oder Selfmailer. Dann sind alle Inhalte sichtbar; vertrauliche Informationen gehören deshalb nicht auf eine offene Sendung.